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物资采购审计6大要素,55个核心关注点!

作者: 原创   发布时间: 2021/9/7 14:42:11

  物资采购审计6大要素,55个核心关注点!

  物资采购6大要素

  (1)审“该不该买”,即对采购计划的审查。要审查采购计划是否进行可行性论证(特别是金额较大的采购项目),采购计划不合理,会影响企业的预期效益,甚至会造成资源浪费。另外还要审查采购计划是否履行了相关审批手续,资金是否落实,有没有对采购价格进行过市场调研等。对那些通过市场调研无法获得价格信息的,则应根据采购物的成本组成内容,采取一定的方法进行合理测算,作为确定采购价格的依据。

  (2)审“何时买”,即对采购时间的审查。要充分发挥规模采购的优势,对有关部门提出的采购计划,进行合并、分类,能集中采购的绝不零星采购。另外,如果采购时间选择不当,将会影响企业的生产经营或增加企业的仓储成本。

  (3)审“怎么买”,即对采购方式的审查。采购方式可以采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等,每种方式各有特点,采取哪种方式要根据具体情况灵活掌握,以获得合理的采购价格。这就需要在审计时,较多地运用经验、知识来具体分析判断,避免在选择采购方式过程中受人情关系、私心杂念影响。采购方式选择得当,不但可以加快采购速度,而且还可以节约投资,减少不必要的人力和物力消耗。

  (4)审“买谁的”,即对供应商和开标过程的审查。在对供应商进行考查了解的基础上,对供应商的选择要制定一个严格的标准,将那些信誉好、实力强的供应商招进来,将不符合我们要求的剔出去,以保证支付合理价格的同时,获得较好的质量,要特别注意不要让一些人情关系左右审查标准。对开标过程进行审查主要是为了禁止开标过程中的“暗箱”操作,以维护公开、公平、公正竞争原则。审计监督时,应特别注意对招标文件和评议标准的审查,看有无漏项问题,有无表达不清和不合理的问题,有无责任不清问题,有无与国家法规、政策不一致的问题,还应该注意有无招标者内定中标者或向投标者泄露标底,评标过程中有无不公平、不公正、不合理问题等违规行为。开标过程中存在的问题将会改变招标采购的意义,应予以高度重视。

  (5)审“合同”,即在正式签订合同前,对采购合同草本的合法性、严密性进行审查,它是内部审计的重要的环节。合同是获得合理采购价格的法律保障,对其审查的主要内容有:审查采购合同标的物是否明确,内容是否合法,是否符合国家有关政策法规;审查采购合同的各种数量标准,控制采购合同供货数与期限,减少货物库存量和资金占用额,以加速资金周转;明确双方的违约责任,提高采购合同的约束力和严肃性,以保证及提高合同履约率;审查双方权利义务关系的对等性,如质量标准、技术条件、技术要求、验收方法、付款方式与期限、运输中的责任、售后服务及质保期限有关约定等都要明确具体;审查双方意见表达是否明确,有无意思理解上的偏差,合同中有无含糊不清、模棱两可的措辞。

  (6)审“验收和结算”,即对采购标的的数量、质量是否符合采购合同的要求,与采购商的资金结算是否符合合同规定,该保留质量保证金的项目是否按规定保留了等等。这是一个不容忽视的环节,它也关系到采购活动的成败。即使以上环节,无懈可击,如果验收手续不严格,也有可能导致采购活动的失败,给企业带来损失。有的供应商,以合理的价格,取得供应权后,在供货时采用偷工减料,以次充好,降低软、硬件的配置水平,降低服务质量等手段,以牟取不正当的利益,从而损害企业利益。所以应严把验收关,对于重要的采购活动,审计人员应亲自参与;对于专业性很强的采购活动,还可以继续聘请参与采购工作的专家来验收,从而保证质价相符和采购活动的成功。

  具体上,审计内容包括:物资采购内部控制、采购计划、采购合同、采购招标、供货商选择、采购数量、采购价格、采购质量、物资保管、结算付款以及物资采购期后事项等:

  物资采购内部控制调查表

  >> 物资采购控制环境问题调查

  1.管理部门是否认为健全的内部控制能促成物资采购目标的实现?

  2.组织结构的设置是否有利于物资采购各部门职责的明确划分和协调运行?

  3.有无物资采购程序、手册和详细的岗位说明书?

  4.物资采购涉及到的所有员工是否清楚自己所要履行的岗位职责和必须遵循的政策与程序?

  5.物资采购政策及其变化是否及时向相关员工进行了传达?

  6.管理部门是否定期向员工说明道德行为的重要性?

  7.是否制定了书面的道德政策并使员工了解了这些政策?

  8.有无制定不合理的采购目标与高业绩挂钩的奖励诱使员工舞弊?

  9.员工的素质与其从事的物资采购业务是否相称?

  10.有无对员工进行定期专业培训?

  >>物资采购风险管理问题调查

  1.是否有适当层次的管理部门参与了对物资采购风险的评估?

  2.有无识别物资采购风险的适当办法?

  3.物资采购风险的识别是否全面?

  4.是否对物资采购风险进行了评估?

  5.是否有物资采购风险的防范和化解措施?

  6.是否有识别人事、控制程序变化并作出相应反应的机制?

  7.有无防止物资积压或短缺的有效办法?

  8.物资安全库存量的确定是否合理?有无进一步降低的可能?

  >>物资采购控制活动问题调查

  1.所有物资采购是否以合法经营需求或目的为依据?

  2.物资采购是否经过适当的授权批准?

  3.是否以最具成本效益的方式取得物资?

  4.是否对物资采购实施合同控制?

  5.是否对物资采购不相容职务执行了分离?

  6.是否对承担采购职责的员工进行定期轮岗?

  7.大宗物资采购是否实行招标控制?

  8.供货商选择是否做了充分的调查并持续监督供货商业绩?

  9.采购物资的价格确定是否合理?

  10.有无健全的物资价格信息控制措施,包括物价信息收集、分类、加工、比较的程序控制,信息的质量要求,信息资料的归档保管等?

  11.是否对到货物资由独立部门组织认真验收?

  12.对验收不合格的采购物资是否及时查明原因落实责任?

  13.是否对物资采购进行了永续盘存记录?

  14.在缺乏永续盘存记录时,是否存在补偿控制措施?

  15.物资采购是否实施了ABC分类管理法?

  16.是否对物资进行定期盘点?

  17.是否在有关物资采购票证审核一致、无误的基础上确认应付账款负债?

  18.是否定期发送供货商对账单?

  19.有无物资接触和记录使用控制措施?

  20.对物资采购是否采取了健全的凭证和记录控制?

  21.是否有针对计算机环境下物资采购信息处理的安全控制标准和措施?

  >>物资采购信息与沟通问题调查

  1.管理部门是否鼓励涉及物资采购的所有各方交流信息?组织内部信息渠道是否通畅?

  2.信息沟通是否能使员工有效履行职责?

  3.与组织外部是否有信息沟通?

  4.是否存在根据截止期信息对物资采购明细账和总账进行控制和调节?

  5.是否对重大物资采购差异进行了及时调查和处理,是否将调查结果向管理层提交?

  6.管理部门是否投入充分的资源来支持对信息系统的开发和修改?

  7.是否保持最新的物资采购会计文件?

  8.收集的外部信息是否全面,包括物价变动信息、市场需求信息、经济政策信息、技术信息、供应渠道变化信息、业务流程再造信息等?

  9.有无通畅的例外情况报告渠道?

  10.员工的反馈以及供货商的投诉渠道是否畅通?

  11.是否采取措施保证网络环境下信息处理和传递的安全完整和对计算机病毒的防范?

  >>物质采购监督问题调查

  1.是否建立适当管理程序来保证物资采购控制的运行并对运行的效果进行评估?

  2.是否存在适当的程序对物资采购活动进行持续的日常监督?

  3.监督活动中发现的控制薄弱环节是否向适当管理层汇报?是否根据需要对政策和程序进行修改?

  4.是否设立独立稽核员对物资采购实施独立监督?

  5.审计活动范围是否能够足以证明物资采购内部控制的有效性?

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