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做审计,请别再开无谓的会议了!关于审计会议的5点建议

作者: 原创   发布时间: 2021/11/19 13:34:39

  做审计,请别再开无谓的会议了!关于审计会议的5点建议

  开会是在浪费时间,这已经成了陈词滥调。我想说的是,那些组织不善和管理不善的会议不仅浪费时间,而且会使与会者失去积极性,破坏组织者的信誉。由熟练的主持人组织良好的会议是非常有效的,甚至可以让与会者有成就感。

  对于内部审计人员来说,会议是建立关系、收集信息、分享想法和交流成果的基本要素。在如此利害攸关的情况下,会议良好运行的重要性似乎显而易见。然而,现实是很少有内部审计部门投入时间和精力来确保会议能够成功地达到预期的结果。

  多年前,我作为一名高级审计员出席了一场审计启动会议。这是我第一次负责大型审计,但我非常自信。我已经更新了议程模板,并在几个星期前发出了会议邀请。我通过合理的解释来缓解我的紧张情绪,这将是一个“复选框”会议,仅限于介绍审核范围、时间和通信协议。

  结果却是我大错特错了。业务部门的副总裁很快就提出了一系列问题,礼貌地质疑审计范围和方法。我没有准备好,在摸索了几个明确的答案后,我的发言终于被参加会议的审计经理叫停了。这对我的信誉产生了损害,并且无法恢复。这是一个惨痛的教训,我再也不想重复了。

  随着时间的推移,我逐渐意识到每次会议,无论大小,都代表着一个机会。他们设定了基调,是整个审计过程中设定和管理期望的主要方法。我制定了一些指导方针,以确保会议成为一个强有力的工具,而不是一个浪费时间的陷阱。以下是我认为最重要的五点:

  1.定义会议的目标、产出和成果

  决定是否需要召开会议的首要考虑因素,是要了解您通过会议将努力达成的目标,并质疑是否可以通过电子邮件完成相同的目标,或者只需简单地走到某人的办公桌前即刻聊天。如果决定召开会议,就记录您的目标、产出和期望的结果,这些成为有效会议的基础。

  2.提前做好功课

  在您考虑安排会议之前,应该收集尽可能多的信息。准备工作是一个持续的过程,可确保您掌握尽可能多的信息。最不舒服的状态就是,您以为知道一切但突然意识到自己知道的很少,所以提前做好功课很重要。

  3.制定详细的议程

  我曾经的一位老板,不会参加任何没有详细议程的会议。她的想法是,没有充分的准备,无法确定自己是否是最合适参加会议的人。她会说:“我鄙视坐在会议上,意识到我不需要在那里,一旦会议开始,没有什么好办法可以优雅地离开,所以我刚刚失去了60分钟的时间,最重要的是,我最终不满意邀请我参加会议的人。”议程让每个人都知道会议的内容,并利用这个议程来保持会议的正常进行。

  4.提前发送议程和预读材料

  确保每个人在参加会议之前,都了解他们需要了解的内容。过多的会议时间不应浪费在重复以前的对话上,或者为那些可能没有参与审计所有方面的人填补空白。提前做好准备并给予人们准备时间,有助于减少这种时间的浪费。每个人都很忙,可能没有时间做到预读材料,但这是一项值得推崇的文化变革。

  5.如果您尚未准备好,就重新安排会议

  这是一条简单的规则。如果您还没有准备好,就没有必要开会。没有什么比浪费满屋子的时间,更快地损害您的可信度了。请记住,当您在进行审计时,业务部门可能会牺牲其他工作,或花费额外的时间来适应您。如果他们错过了孩子的彩排,或在健身房运动的私人时间来进行无用的会议,您将不会结交到任何朋友,并且未来的会议安排将变得更加困难。

  快速的互联网搜索将提供更多的信息,甚至有可以利用的议程模板。重要的是,您需要投入时间和精力,来规划每次会议并有效利用每个人的时间。如果使用得当,可以利用会议建立良好的协作关系,从而实现更高效的审计。会议只是内部审计工具中的一种,与大多数工具一样,它在正确使用时可以做很好的事情,但当它在不正确使用时将产生巨大的破坏性。

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