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难得的经验分享:档案业务如何审计?

作者: 原创   发布时间: 2021/9/16 16:25:55

 

  档案审计是指为了查明有关档案活动和档案现象与所制定的档案工作标准之间的一致程度,而客观地收集和评估证据,并将结果反馈给档案管理者,用以辅助和指导档案工作开展的一项业务活动。以上对档案审计工作的定义包含以下几个方面的含义:档案审计的对象是档案活动和档案现象;档案审计工作的核心是收集充分的、有力的审计证据;档案审计的准则是要客观公正、实事求是;档案审计的依据是已经制定成规范的档案工作标准;档案审计的作用是维护档纪档规、改善管理、提高工作成效。档案审计工作包含两个层次,从宏观来说是对档案馆自身发展建设的审计;从微观来说是对具体档案业务活动的审计。下文将分两个部分进行阐述。

  一、档案馆建设审计

  档案馆建设审计是指审计机构和专业审计人员,采取定性和定量相结合的评价方法,对各级各类档案馆的建设工作进行测度和评价,并提出改进和提高的建议。

  1.档案馆建设审计的重要性。对档案馆建设审计的目的是提高档案馆整体水平与服务质量,更好地满足利用者的需要。通过审计档案馆的办馆效益,检验各级管理者当初的计划、决策、政策正确与否及管理措施的落实情况。审计的过程实质上是一个实行全面质量管理,提高服务质量的过程。档案馆建设审计不但是检测决策目标的实现程度,同时也是对档案馆整个工作过程的全面监控。

  (1)审计可以发现档案馆规章制度中的漏洞和缺陷,督促档案馆有关规章制度的建立、健全和完善以及制度的有效执行等。

  (2)审计可以对档案馆运作过程中存在的问题进行诊断,及时发现问题、解决问题。

  (3)审计可以结合各个部门的工作考核,对部门及岗位的权、责、利进行综合衡量,来评价工作的有效性等。

  2.档案馆建设审计的内容指标。我国档案馆种类繁多,有各级、各地区综合性的公共档案馆,也有专业档案馆。此处我们主要讨论针对普通公共档案馆的建设开展的审计,因为这类型档案馆分布区域广、服务对象多、影响范围大,在我国档案馆体系中具有举足轻重的作用。

  (1)各级地方政府的财政投入情况。公共档案馆作为政府财政全额拨款单位,档案馆的财政投入在政府收支科目的文化类下应单独设立一个子目。从我国目前的实际情况看,地方政府对公共档案馆建设的财政投入参差不齐,欠发达地本区财政投入严重不足。但也要注意到公共档案馆的发展状况是与本地区经济发展状况紧密相连的,因此在评估时应考虑客观环境因素,考虑不同地域经济发展状况和服务人口总量,因此设计的指标要合理,要能体现出本地区国民生产总值与馆藏资源建设投入之间的关系,体现出本区域利用者总量与人口总量的关系,这样才能从根本上看出公共档案馆资源投入总量是否能满足该区域利用者的需求。审计时可考虑设立如下指标:人均实际投入资金量、人均占有的档案数量、人均年增档案数量等。

  (2)公共档案馆的硬件情况。如,公共档案馆的分布是否均衡、地理位置是否交通方便;硬件设施的设计是否遵循让利用者使用方便的原则;针对弱势群体,公共档案馆有无无障碍通道、残疾人阅览室和专用设施等。

  (3)公共档案馆的软件情况。“软件设施”设置是否到位包括馆藏种类是否丰富、实用;利用者查档、借档是否方便、手续是否烦琐,服务种类是否多样、齐全,服务形式是否趣味、务实等。

  (4)馆藏档案资料的流通情况。众所周知,档案馆的档案是用来利用的,而不是用来“藏”的,只有利用的人越多,档案流动的速度越快,档案馆作用的发挥才越能最大化。这就需要在审计时考察档案馆馆藏资源的流通速度、人均利用量等。总之,对公共档案馆的审计要注重“两性”。一是效率性,即在有限资源的条件下,公共档案馆是否将资金进行合理的调配和调整,最大限度地建设馆舍、丰富馆藏资源、满足利用者需求。二是效果性,即是否实现了公共档案馆建设的预期目标,(内审网注:更多审计干货资源,请关注公众号内审网)主要包括档案馆的基础设施建设、档案馆资源是否满足了利用者的信息获取和利用需求,是否促进了当地的文化发展等。

  综上所述,档案馆的建设审计是以改善档案馆的管理素质和提高综合管理水平为目的的,审查档案馆在计划、组织、领导控制、决策和执行等管理职能上的表现,促进档案馆各个部门提高管理水平,促使有利要素的优化整合,以加强档案馆整体凝聚力和提高档案馆服务层次。对档案馆的审计有利于整合档案馆的管理资源,在档案馆提档升级建设中发挥较明显的作用。

  二、档案业务活动审计

  档案业务活动审计是对基层档案馆的基础业务工作进行检查评价,促进基本业务能力的提高。

  1.审计与档案收集。对档案收集工作的审计主要是对文件材料归档范围和收集质量的监控。通常我们不能为收集而收集,而是要有归档范围和档案工作标准。哪些文件材料应当被作为档案保存,哪些文件材料没有成为档案保存的必要,这样的问题在对档案收集情况进行审计的过程中必须时常思考,才能更好地区分档案与非档案文件,从而有针对性地做好档案收集工作。

  2.审计与档案整理。对档案整理工作的审计主要是检查在整理档案时是否按照鉴定标准区分不同价值的文件/区分不同的保管期限,在此基础上分门别类地对档案材料进行系统性组合和排序。尤其是对保管期限的审计应注意一些档案,现在看起来没有价值,将来说不定很有价值;一些档案,今天用起来很频繁,但过了一定时间,可能就是废纸一堆。因此,区分档案的价值,一定要有长远眼光、战略思维,不能凭感觉图一时之快。

  3.审计与档案鉴定。档案的保管期满之后是续存还是剔除销毁需要通过鉴定来完成,对鉴定工作的审计关系档案的“命运”。档案是不可多得的原始记录,也是不可再生资源。档案一经销毁,覆水难收,损失无法挽回。档案作用的发挥具有隐蔽性、滞后性、随机性、双重性、突发性等特征,其作用有时容易被人们所忽略。所谓失去保存价值,也是相对而言的。随着时间的推移,档案鉴定标准可能会变,拟销毁档案的隐形价值可能重显、增值。有些档案在失去所谓的保存价值后,可能还有展览价值、教学价值等。但是老一套“鉴而不毁”的做法也是不可取的,与其这样,还不如不鉴定。鉴定势在必行,只是鉴定后的处置方法可以更灵活多样,比如用于教学、用于展览等,审计可以进一步确定档案的保管流向。

  4.审计与档案利用。根据档案法与档案工作规章制度的相关要求,在开展档案利用工作时档案的利用范围是要受到限制的。是開放利用还是控制利用?是定密还是解密?档案开放利用不仅仅是业务问题,也关系到政府的“阳光”程度、“开明”程度。审计就是要对档案的利用开放范围进行调控,把握哪些是主动公开的,如涉及经济、文化、科技、艺术等档案;依申请可以公开的,如内容虽未涉密,但较为敏感的。通过审计既检查开放工作的准确度,实现档案开放年限与政府信息公开的接轨。

  5.审计与档案编研。编研属于档案开发利用的高级形式,编研工作开展的第一步是选题与选材,在选题上往往需要紧扣当前的社会热点,而在选材上就需要对所选取的档案材料进行真实性、原始性、完整性鉴别,决定取舍,所以审计也应当渗透入档案编研工作之中。

  6.审计与档案数字化。档案数字化既有利于档案的“存”,也有利于档案的“用”。“存”是通过提供数字化副本利用,对档案原件封存保管,达到间接保证档案实体原件安全的目的。“用”是档案信息的数字化可以使人们通过计算机等现代设施设备对馆藏档案的电子信息实施自由查询、复制、备份、远程服务等,满足不同种类的个性化需求,促进档案信息资源共享。因此,档案信息数字化应坚持利用优先的基本原则,区分利用重要程度和保管情况,决策全面开展还是有选择性地开展,这样工作起来才能有的放矢。

  总之,档案业务活动审计对档案管理工作具有重要意义,可以提高工作的主动性和前瞻性,避免工作的盲目性和被动性。档案业务审计与档案馆建设审计一道共同保障引领着档案工作向良性的方向前进。

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