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采购流程性专项审计:3个阶段49个重要关注点

作者:原创   发布时间: 2021/9/6 17:25:05

  采购流程性专项审计:3个阶段49个重要关注点

  一、对公司采购制度完善性检查、评价

  审计准备

  1、制度与流程:

  (1)收集公司采购管理制度,评价相关的采购管理控制措施是否完备,采购活动各阶段是否都有相关的管理规范。

  (2)对供应商资质的审核确认、标书制作、招标、评标、询价、比价、议价、合同管理、验收、退货、款项支付等主要业务的管理制度进行分析, 判断其与公司政策是否存在差异以及差异的合理性,判别其对实际工作能否起到管理控制作用。

  (3)用Visio 等制图软件绘制采购流程图,判断其制度方面是否存在控制缺失或薄弱环节,同时确认采购流程的效果与效率。

  现场审计

  对准备阶段的问题、初步判断进行核实, 并与采购部门的员工充分沟通,对现有的采购制度作出客观评价。

  【要求】

  通过以上检查, 对采购管理制度体系的完整性、预算管理体系的健全和有效性、业务流程的清晰与否以及主要内部控制环节是否存在、是否有实际控制力度等问题做出客观评价, 提出合理建议。

  二、采购管理主要业务工作的内控情况检查

  1、供应商管理阶段

  审计准备

  (1)收集供应商管理制度;

  (2)了解供应商管理系统;

  (3)了解重要物资、固定资产价格收集系统及系统内价格信息的来源;

  (4)获取人事组织架构图。

  现场审计

  从供应商管理系统获取本年度主要供应商清单,新进、淘汰供应商清单,以100%的比率查核新进、淘汰的供应商的引进、确认、淘汰是否按制度执行,提供的资料是否支持其操作。以此来确认供应商评价制度是否有效执行。

  是否存在采购参与供应商评价,供应商管理系统口令密码简单易被猜测,员工被离职、调岗权限未及时注销的情况。

  从价格收集系统调取重要物资及固定资产价格进行整年度或者几个年度的价格分析性复核, 或者借助第三方单位核实价格是否合理。对于价格不合理的, 则通过印制假名片或者虚构单位,对材料价格进行单独询价,以确保采购价格真实合理。

  抽查10-20 家公司主要供应商资质文件:包含营业执照、税务登记证、组织代码证、法人代表身份证,从工商局的官方网站调查了解该法人的真实合理性。通过将法人代表资料与人事入职登记资料核对或者电话联系供应商, 确认法人代表或者公司负责人是否为公司员工或家属。

  价格管理部门是否充分利用了各种价格来源渠道,建立起容量丰富的价格信息资料库;对于获取的各种信息源, 是否按照本公司的物资种类进行了适当分类。

  【要求】

  通过核对、分析性复核、电话访谈等方式,确保供应商管理人员已经保证虚假供应商及劣质供应商及时得到淘汰, 入围供应商清单基本符合公司要求。

  2、采购申请审批阶段

  审计准备

  (1)了解采购部门招标方式、评标和中标标准;

  (2)收集非招投标采购制度;

  (3)收集紧急采购管理制度。

  现场审计

  (1)招投标采购

  从财务明细账抽查6-9 笔(可分原材料、固定资产和办公用品)需招投标的大金额采购,检查招标过程资料的完整性、主要控制环节的完备性和合理性。

  对于重大物资或者固定资产采购, 对于参与报价的供应商是否设置了供应商准入机制,如设置年营业额、公司规模等。采购业务招标书是否详细具体,涉及到所采购物资的具体规格、数量、技术要求。

  对于参与招标的单位, 邀标应该高于5 家,如果实际应标数低于3 家,是否废标,未废标的是否提报公司高层审批。

  对于常规物资的采购的招投标检查是否为随机从供应商系统内筛选,如为新进供应商是否按照供应商管理制度进行了考核。

  参与报价的单位是单独报价, 还是集体参与报价, 对于集体参与报价的, 考虑是否存在绑标的可能, 应建议单独与竞标单位分别邀标报价。

  是否提供了样品, 样品的质量是否符合公司要求, 是否由使用部门或者技术部门出具了相关的报告、是否要求对方出具质量检验报告等。

  采购人员不得参与评标。评标过程记录是否完整,技术标、商务标评定方法是否合理,是否有技术部提供技术指标。

  定标程序是否符合集团及公司制度要求,定标理由(质量最优、价格最低、送货时间最短)是否充足。

  (2)非招投标采购

  对于重复购置的物资, 如价格明显高出前次购买所确定标准的计划价,应将其作为重点审计对象,审计是否存在问题。

  是否存在非采购人员采购,或者非采购人员采购后未由采购部门、使用部门主管追认审批的情况。

  比价基础是否一致,如物资的规格、型号、性能、采购是否有预算,非预算内的物资采购是否采购量大于公司需求,采购的物资是否符合公司要求。

  询价、议价、比价有书面记录,如为电话询价,而对方未对报价做确认则此类询价认为不合宜。

  (3)定点或者指定采购

  是否定期做材料、物资、服务的质量评估。对于质量出现严重问题的是否要求对方赔偿或者限期整改。

  (4)紧急采购

  是否定点采购或者协议公司,如指定的超市、五金公司、文具用品,低于一定金额的采购,是否有发票。

  是否以适当形式事先通知价格信息部门, 并于规定时日内补齐办妥有关手续。

  (5)互惠易货采购

  对于互惠易货采购是否真实合理,对方物资的公允价值如何确认。

  【要求】

  结合后面的合同履行、现场审计,实质性判断以上采购提交、审批的真实合理性。

  3、合同管理制定

  审计准备

  了解公司合同管理(包括审批、存档、台帐管理等)的制度、流程要求,实际操作管理模式,判断其与集团制度规范是否一致,差异合理性,内部控制环节是否健全。

  现场审计

  (1)抽取固定资产、原材料、办公用品、服务合同各3 份,检查其起草、法务审核、管理层审批、档案管理等工作流程是否符合公司要求。

  (2)检查所抽取合同内容的合理性:

  确认合同关键条款(数量、质量、颜色等)是否与招标书内容一致。如存在差异,差异是否合理。

  检查格式合同的版本、内容与集团示范合同要求是否相符。通过检查法务审核章或者法务审核记录, 检查非格式合同是否经法务人员审核。

  检查合同主要条款是否存在约定不足、不详、条款缺陷、不妥或不具操作性,能否在维护公司利益的基础上力求公平、公正。

  合同内是否对供应商逾期交货造成的财务损失和处理有规定。

  (3)检查合同的实际执行情况:

  根据业务实际进展情况,检查合同中关于采购、付款、验收付款是否得到执行。

  检查合同中约定的奖罚条款是否得到执行。

  检查合同付款台帐是否清晰、及时,并做到与起草部门、档案保管部门及时核对, 有无超出合同约定的款项支付, 是否由未经法务人员审核的合同。

  合同是否编号,档案保管室是否防火防水,适于安全保管。

  【要求】

  通过对以上检查,对公司合同签署、审批、履行等主要业务环节的内部控制情况做出客观评价,总结经验,揭示风险,提出建议。

  4、验收入库

  审计准备

  了解公司仓库管理(验收入库、出库)的制度收集出入库单和台帐。

  现场审计

  是否采购人员参与验收。

  主要物资采购是否有技术部相关人员参与验收。或者由对方出具。

  验收时,是否按照合同核对具体的数量,重量,品相等,对于出现瑕疵的物品是否要求对方退货, 或者减免相应的应付款项,或者对供应商进行处罚。

  出入库单是否为订本式,是否联号;对仓库所有物资设置了台帐。

  对于长期未使用的资产是否编制了闲置资产清单。

  通过对使用部门的员工使用评价,了解采购的质量是否真实合理。

  计量器具是否经过国家法定检验机构的检验并出具了书面证明;内部计量部门是否定期检查和校对计量器具;计量器具的操作是否正确合规;抽查计量记录并核对实物数量, 验证计量的准确性。

  审查采购物资途中损耗。包括:是否制订了合理的路耗标准;实际损耗是否控制在标准范围之内;损耗的处理是否合理。

  物资是否按分区及编号有序排放;物资包装、标示是否符合规范;易燃、易爆、剧毒等危险物资是否隔离存放;库房防火、防盗、防潮等措施是否到位。

  通过员工访谈等方式, 锁定需要抽验质量的物资, 审计部和质检部门对物品进行再次审计抽查,以确保采购物资的质量。

  对供应商提供生产该产品的材料成本、人工成本、制造成本、管理成本、运费、毛利率等数据进行复核(这个一般企业很少,制造企业也很少,备查。)

  【要求】

  通过对以上检查,对公司物资验收入库做出客观评价,揭示风险,提出建议。

  5、财务支付款阶段

  审计准备

  了解公司财务支付款制度应付、预付款的明细账。

  现场审计

  是否按合同要求支付款,是否存在提前付款的情况

  是否存在对方无法提供银行开户账户,而是由他人代付,这种情况要考虑是否存在舞弊。

  是否存在预付款长期挂账的情况,而相应的服务和商品并未获得。

  检查现有的支付款方式是否充分享受了“融资”的好处,是否要对支付款方式进行调整。

  【要求】

  通过对以上检查,对公司支付款做出客观评价,揭示风险,提出建议。

  三、后续追踪审计

  审计准备

  将本年审计报告涉及采购部门的问题, 按照对公司造成的损失的严重性进行分类归总。

  所需资料

  审计报告、审计回复、定点供货目录、价格申报审批单、采购计划和物资质量标准。

  现场审计

  对严重和非常严重的问题进行复查。

  现场逐项落实每类、每个问题的改进情况。

  对问题改进情况进行客观评价,尤其区分舞弊问题和业务操作不规范问题, 对属于舞弊类型的问题需彻底查核并另行抽查3-5 笔以验证其整改效果。

  提出管理建议书。

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