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彻底搞清采购验收审计:8大审计内容、12道审计程序、14项常见问题

作者:原创   发布时间: 2021/9/6 17:26:25

  彻底搞清采购验收审计:8大审计内容、12道审计程序、14项常见问题

  验收环节往往关系到一个企业采购物资的质量、成效,但仍然存在不少轻视和忽视验收的情形,这将导致以次充好、虚报入库等问 题。如果验收人员未能尽职尽责,不严格履行验收职责,或者采购和验收职责没有分离,导致企业采购不合格的物资,影响企业的生产质量,更为采购、验收人员留下了巨大的舞弊空间。

  一、 应审查的内容

  仓储保管部门、质量检验部门是否组织物资验收;

  是否查验物资合格证明或检验报告;

  超过采购合同约定的进货数量、提前到货的采购是否经过相应授权审批;

  出现物资短缺或供应的物资不符合质量要求时,是否查明了原因;

  出现索赔事项时,是否按照合同约定索赔处理方式进行处理;

  是否有退货情况,退货是否经过相应授权审批;

  对逾期未交货者,是否按合同约定给予处罚;

  是否存在由于验收不严、验收舞弊等导致的以次充好等不合格物资入库。

  所需的资料

  开箱检验报告、产品质量证明文件、入库凭证、质检证明、验收标准及记录、出入库明细,送货单、运输单等。

  三、 审计程序

  访谈仓库及相关人员,了解关于货物入库及退货方面的控制流程,评价入库、退货等流程控制的有效性;

  收集查阅有关验收的制度与流程,了解仓库的操作流程;再从仓库实地观察其实际验收工作流程,比较实际操作情况与制度规定的差异;重点观察验收手续的正确性;

  询问仓库及相关人员,了解是否制定明确的采购验收标准,是否严格按照验收标准进行验收;

  从归档的入库单中抽取入库单样本,检查入库单是否连续编号,是否有制作人及复核人签字,并跟踪至相应的采购订单,核对入库单上的产品规格、型号、数量是否与采购订单相符;

  从归档的入库单、验收单、送货单、订货单中抽取入库单样本,检查入库单、验收单、送货单、订货单等采购人员、仓库人员的签字,检查是否存在不相容职责未分离的情形;

  访谈仓库及相关人员,了解公司物资验收进行质量检测的相关规定及流程;

  在抽取的样本中,对所有须进行质量检测的产品,跟踪至相应的检测记录,检查检测手续是否符合公司规定的标准、要求;

  抽取一定期间所有的入库单,跟踪至相应的仓库账,检查其内容是否记录正确,且记录于正确的期间;

  访谈企业仓储及采购部门、财务部门等相关部门人员,了解采购信息沟通的有效性,并检查是否有相关制度及流程;

  抽查“应付账款”明细科目余额较大的客户,核对相应订单(合同)履行时间和完成时间以及货款的支付情况,确保订单(合同)货款相符;

  在“应付账款”“预付账款”明细账上查阅有关预付材料货款的凭证编号,查看付款依据,对应订单(合同)执行情况来判断付款的正确性,避免以请示批文预付货款后,补办订单又重复预付货款;

  确定会计记录的依据与流程。到仓库抽查材料明细账,抽查该期累计购入的数量与价格,与会计账记录的数据核对,查明是否存在仓库没有及时把入库单、验收报告单、发票交给会计入账。

  四、常见问题

  验收环节无验收单,验收程序流于形式;

  验收标准不明确;

  验收程序不规范;

  缺乏内部牵制,存在不相容职务未分离;

  收到商品可能未被记录;

  收到的商品可能不符合订购单的要求(品牌不一致,以次充好);

  收到的商品可能已经被损坏;

  对验收中存在的异常情况不作处理;

  仓库验收物资时没有按公司规定验收入库;

  物资材料没有验收入库就直接运到使用部门;

  物资材料入库前没有经过质检部门抽检;

  订单或合同执行完后不及时对账、结清货款;

  物资采购业务与会计记录信息不统一;

  预付货款不按合同条款办理,缺乏有效监控。

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